اکبر کلاهدوزان؛ رقیه محمدی بخش؛ حجت ا له قرایی
دوره 8، (ویژه نامه ی مدیریت خدمات بهداشتی درمانی) ، اسفند 1390، ، صفحه 1191-1198
چکیده
مقدمه: ادامهی حیات در هر سازمانی نیازمند داشتن ارتباطات اداری است که به دو صورت مکاتبات و مکالمات صورت میپذیرد. مکاتبات اداری جزء وظایف هر سازمان میباشد و لازم است مجموعهای فراهم آید تا بتوان اصول یکنواختی را برای نگارش صحیح نامهها و صورتجلسههای اداری ارایه داد. در این مقاله سعی شده است روش مناسبی برای راهنمایی کارکنان ...
بیشتر
مقدمه: ادامهی حیات در هر سازمانی نیازمند داشتن ارتباطات اداری است که به دو صورت مکاتبات و مکالمات صورت میپذیرد. مکاتبات اداری جزء وظایف هر سازمان میباشد و لازم است مجموعهای فراهم آید تا بتوان اصول یکنواختی را برای نگارش صحیح نامهها و صورتجلسههای اداری ارایه داد. در این مقاله سعی شده است روش مناسبی برای راهنمایی کارکنان در تدوین صحیح نامهها و صورتجلسههای اداری ارایه شود.
روش بررسی: این پژوهش از نوع پژوهشهای کاربردی- توصیفی بود که در آن، 410 نامهی اداری و 55 صورتجلسه رسمی نگاشته شده در طی سالهای 89-1386، در دانشگاههای علوم پزشکی همدان و اصفهان، به صورت سرشماری انتخاب و از نظر شیوهی تنظیم و قواعد نگارش مورد بررسی قرار گرفت. ابزار جمعآوری اطلاعات جدولهایی بود که بر اساس نکات مهم نگارشی تنظیم و روایی آنها توسط کارشناسان مربوط با چند بار بازنگری تأییدگردید. در نهایت، دادههای جمعآوری شده با استفاده از روشهای آمار توصیفی (فراوانی و درصد) مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت.
یافتهها: در هیچ یک از نامههای اداری و صورتجلسهها استاندارد ترسیم آرم و محل قرارگیری آن رعایت نشده بود. 63/43 درصد صورتجلسهها دستور کار جلسه نداشتند و در 45/45 درصد آنها اسامی حاضران در جلسه قید نشده بود. درخصوص خط فارسی، بیشترین اشتباه مربوط به شیوهی نوشتن همزه در واژهها (228 مورد) و پس از آن به ترتیب کاربرد واژهها به شکل جمع مکسر (148 مورد) و نوشتار واژههای مقصور عربی (147 مورد) بود. در خصوص نکات دستوری، بیشترین اشتباه مربوط به حذف افعال درآخر جملهها (90 مورد) بود. همچنین، در خصوص نکات ضروری برای درک مطلب نیز، بیشترین اشتباه مربوط به استفاده از واژههای زاید در متن، عبارات و جملههای طولانی (90 مورد) و بیشترین اشتباه در زمینهی نشانهگذاری متن، مربوط به کاربرد علامت ویرگول (288 مورد) بود.
نتیجهگیری: یافتههای پژوهش نشان دهندهی آگاهی پایین سازمان از نحوهی تنظیم صحیح نامهها و صورتجلسههای اداری است. هر قدر نکات نگارش زبان فارسی و شیوهی صحیح خط فارسی در نامهها و صورتجلسههای اداری بیشتر رعایت شود، اطلاعات با بیانی رسا و در کمال فصاحت و بلاغت به افراد منتقل میشود. بدیهی است که با برگزاری کلاسهای آموزشی در دانشگاه و سازمانهای اداری، میتوان تا حدود زیادی به این هدف دست یافت.