نویسندگان

• اکبر کلاهدوزان ¹
• رقیه محمدی بخش ²
• حجت ا له قرایی ³

¹ مربی،زبان وادبیات فارسی،دانشگاه علومپزشکی اصفهان، اصفهان، ایران.

² دانشـجوی کارشناسـی ارشـد، کمیتـه ی تحقیقـات دانشـجویی، مـدیریت خدمات بهداشتی درمانی،دانشگاه علومپزشکی اصفهان، اصفهان، ایران.

³ دانشجوی کارشناسی ارشد، مدیریت خدمات بهداشتی درمانی، دانشـگاه علومپزشکی یزد، یزد، ایران.

چکیده

مقدمه: ادامه‌ی حیات در هر سازمانی نیازمند داشتن ارتباطات اداری است که به دو صورت مکاتبات و مکالمات صورت می‌پذیرد. مکاتبات اداری جزء وظایف هر سازمان می‌باشد و لازم است مجموعه‌ای فراهم آید تا بتوان اصول یکنواختی را برای نگارش صحیح نامه‌ها و صورتجلسه‌های اداری ارایه داد. در این مقاله سعی شده است روش مناسبی برای راهنمایی کارکنان در تدوین صحیح نامه‌ها و صورتجلسه‌های اداری ارایه شود.
روش بررسی: این پژوهش از نوع پژوهش‌های کاربردی- توصیفی بود که در آن، 410 نامه‌ی اداری و 55 صورتجلسه رسمی نگاشته شده در طی سال‌های 89-1386، در دانشگاه‌های علوم پزشکی همدان و اصفهان، به صورت سرشماری انتخاب و از نظر شیوه‌ی تنظیم و قواعد نگارش مورد بررسی قرار گرفت. ابزار جمع‌آوری اطلاعات جدول‌هایی بود که بر اساس نکات مهم نگارشی تنظیم و روایی آن‌ها توسط کارشناسان مربوط با چند بار بازنگری تأییدگردید. در نهایت، داده‌های جمع‌آوری شده با استفاده از روش‌های آمار توصیفی (فراوانی و درصد) مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت.
یافته‌ها: در هیچ یک از نامه‌های اداری و صورتجلسه‌ها استاندارد ترسیم آرم و محل قرارگیری آن رعایت نشده بود. 63/43 درصد صورتجلسه‌ها دستور کار جلسه نداشتند و در 45/45 درصد آن‌ها اسامی حاضران در جلسه قید نشده بود. درخصوص خط فارسی، بیشترین اشتباه مربوط به شیوه‌ی نوشتن همزه در واژه‌ها (228 مورد) و پس از آن به ترتیب کاربرد واژه‌ها به شکل جمع مکسر (148 مورد) و نوشتار واژه‌های مقصور عربی (147 مورد) بود. در خصوص نکات دستوری، بیشترین اشتباه مربوط به حذف افعال درآخر جمله‌ها (90 مورد) بود. همچنین، در خصوص نکات ضروری برای درک مطلب نیز، بیشترین اشتباه مربوط به استفاده از واژه‌های زاید در متن، عبارات و جمله‌های طولانی (90 مورد) و بیشترین اشتباه در زمینه‌ی نشانه‌گذاری متن، مربوط به کاربرد علامت ویرگول (288 مورد) بود.
نتیجه‌گیری: یافته‌های پژوهش نشان دهنده‌ی آگاهی پایین سازمان از نحوه‌ی تنظیم صحیح نامه‌ها و صورتجلسه‌های اداری است. هر قدر نکات نگارش زبان فارسی و شیوه‌ی صحیح خط فارسی در نامه‌ها و صورتجلسه‌های اداری بیشتر رعایت شود، اطلاعات با بیانی رسا و در کمال فصاحت و بلاغت به افراد منتقل می‌شود. بدیهی است که با برگزاری کلاس‌های آموزشی در دانشگاه و سازمان‌های اداری، می‌‌توان تا حدود زیادی به این هدف دست یافت.

کلیدواژه‌ها

• نامه‌ها
• صورتجلسات
• ویراستاری
• نشانه‌گذاری

عنوان مقاله [English]

Commitment to Standards of Writing Letters and Minutes at Hamadan and Isfahan Universities of Medical Sciences, Iran

نویسندگان [English]

• Akbar Kolahdouzan ¹
• Roghayeh Mohammadibakhsh ²
• Hojatollah Gharaee ³

¹ Lecturer, Persian Language and Literature, Isfahan University of Medical Sciences, Isfahan, Iran

² MSc Student, Student Research Committee, Health Services Management, Isfahan University of Medical Sciences, Isfahan, Iran.

³ MSc Student, Health Services Management, Yazd University of Medical Sciences, Yazd, Iran

چکیده [English]

Introduction: Survival of any organization requires administrative communication through 
correspondence and conversation. Since official correspondence is one of the organizational 
tasks, it is necessary to provide a set of uniform principles for correct writing of administrative 
letters and minutes. This article aimed to appropriately guide the administrative staff in writing 
minutes and letters. 
Methods: In a descriptive study, 410 administrative letters and 55 official minutes written during 
2007-2010 in Hamadan and Isfahan Universities of Medical Sciences were selected by census 
sampling. The frameworks and writing rules of the letters and minutes were reviewed. Data was 
collected in tables whose validity was confirmed by relevant experts. Data was finally analyzed 
by descriptive statistics. 
Results: The standards of logo designing and placement were not followed by any of the 
reviewed letters and minutes. Meeting agenda and attendees were missing in 43.63% and 45.45% 
of the minutes, respectively. Most errors occurred in writing "Hamzeh" (a Persian letter) 
(n = 228), application irregular plural forms (n = 148), and using correct forms of shortened 
Arabic words (n = 147). The commonest grammatical and punctuation mistakes were omitting 
verbs at the end of sentences (n = 90) and improper application of comma, respectively. The most 
frequent comprehension-related issue was using redundant words and long sentences (n = 90). 
Conclusion: Our findings indicated low organizational awareness of writing standards. Since, 
well-written administrative letters and minutes would facilitate information exchange, employees 
of different organizations need to participate in related training courses. 

کلیدواژه‌ها [English]

• Letters
• Proceeding
• Editing
• Coding